Cómo organizar las mesas de una boda

No antes de tener la mayoría de las confirmaciones, porque cada «al final no vamos» deshace una mesa entera. Pregunta a tu catering o al salón cuándo necesitan el número definitivo de comensales; suele ser la semana anterior. Trabaja hacia atrás desde esa fecha: primer reparto completo unas tres semanas antes, ajustes a medida que llegan las últimas respuestas y cierre dos o tres días antes de imprimir.

Lo que sí puedes hacer con meses de antelación es lo que no depende de las respuestas: pedir al salón el plano con medidas, decidir el tipo de mesas y escribir las reglas de quién va junto y quién separado.

Empieza por una lista con una fila por persona, no por familia ni por invitación. Cada fila lleva nombre y apellidos, grupo (familia de cada lado, amigos, trabajo), confirmación, menú y una nota con alergias o necesidades. Solo quien ha confirmado ocupa silla; los pendientes esperan en una lista aparte.

Después, el salón. Pide al espacio el plano con medidas y la lista de mesas que tienen. En una redonda de 150 cm se sientan ocho personas con comodidad; en una de 180 cm, diez. En una imperial calcula aproximadamente una persona cada 60 cm por lado. Marca la pista de baile, la barra, la mesa de la tarta y dónde va el DJ, porque las mesas pegadas a los altavoces o de espaldas a los novios son las que generan quejas.

Suma las sillas de todas las mesas y compáralas con los confirmados. Si te faltan, mejor una mesa más que apretar a once en una de diez. Si te sobran muchas, quita una: una mesa medio vacía se nota más que una llena.

Reparte primero por bloques, no por personas: familia de la novia, familia del novio, amigos de la universidad, compañeros de trabajo de cada uno. Cada bloque suele llenar entre una y tres mesas, y las mesas quedan más naturales si la gente de dentro ya se conoce. Mezclar grupos funciona solo cuando hay un puente real: dos primos que son amigos, dos parejas que han coincidido en otras bodas.

Luego escribe las reglas. «Juntos»: parejas, padres con hijos pequeños, el amigo que no conoce a nadie con quien sí conoce. «Separados»: exparejas, hermanos que no se hablan, la tía y el tío divorciados. Escríbelas antes de colocar a nadie. En un organizador de mesas como Seating Plan se añaden como reglas y el plano avisa en cuanto alguna se rompe; en papel, tenlas a la vista mientras repartes.

Coloca a mano a quien tiene un sitio fijo: la mesa presidencial, los padres y abuelos cerca de los novios y lejos de los altavoces, los niños cerca de sus padres, cualquier persona con movilidad reducida cerca de la salida y de los baños. Es una parte pequeña de los invitados y es donde está casi toda la política familiar.

El resto se rellena por grupos. Con la función de sentar automáticamente, un clic reparte a quien queda por grupo respetando las reglas y sin tocar a nadie colocado a mano; en papel, ve bloque por bloque y tacha de la lista. Después, tres preguntas por mesa: ¿todos conocen al menos a una persona?, ¿hay alguna regla rota?, ¿la cuenta de menús coincide con la lista del catering?

Cuando esté cerrado, imprime en este orden: la lista para el catering con menús y alergias por mesa (la primera que te piden), la lista por mesa para la coordinadora del salón, las tarjetas de sitio y por último el cartel para la entrada, que es el que más cuesta rehacer si algo cambia.

La mesa presidencial tiene tres variantes habituales. La clásica: novios con padres y padrinos, en una mesa alargada de cara al salón. La íntima: solo los novios, con los padres en las dos mesas más cercanas; evita el problema de padres separados que no quieren compartir mesa. La de amigos: novios con sus testigos y pareja de cada uno. Elige por la situación familiar, no por la foto.

Con los niños la edad decide. Hasta cuatro o cinco años, con sus padres y con trona si hace falta. A partir de seis o siete, una mesa infantil funciona si son al menos cuatro y hay algo con lo que entretenerse; ponla cerca de sus padres y lejos de la barra.

Los invitados que vienen solos son el caso más delicado. No los juntes en una «mesa de sueltos» sin nada en común; busca para cada uno una mesa de su propio grupo donde conozca al menos a una persona.

Casi todos los problemas del día de la boda vienen de alguno de estos puntos:

• Empezar a colocar antes de tener las confirmaciones y rehacer el reparto cuatro veces.
• Contar por invitaciones en lugar de por personas: una invitación son dos o tres sillas y dos o tres menús.
• Poner once personas en una mesa de diez «porque caben». No caben con los platos y las copas.
• Sentar a los abuelos al lado de la pista de baile o de los altavoces.
• Olvidar a los proveedores: fotógrafo, vídeo y DJ también comen, normalmente en una mesa aparte.
• Mantener tres documentos a mano (cartel, tarjetas, catering) y cambiar solo uno cuando alguien se mueve.
• Imprimir el cartel una semana antes y tener que taparlo con pegatinas el mismo día.