Seating plan boda: plantillas

Con «plantilla de seating plan» la gente se refiere a dos cosas distintas. La primera es el cartel que se cuelga en la entrada del banquete: un diseño con el título, la fecha y una casilla por mesa donde se escriben los nombres. La segunda es la hoja de trabajo donde se decide quién va con quién, normalmente un Excel o una hoja de Google con la lista de invitados.

El cartel es el resultado final; la hoja es la herramienta. Si solo descargas el cartel, te queda por hacer todo el trabajo real: contar confirmaciones, repartir por mesas, comprobar que la mesa 4 no tiene once personas y pasar los nombres a mano a las tarjetas de sitio y a la lista del catering.

Una boda de cien invitados cambia muchas veces después del primer reparto: una pareja que se separa, un primo que al final no viene, una compañera que pregunta si puede traer acompañante. En una plantilla cada cambio toca al menos tres documentos: el cartel, las tarjetas de sitio y la lista para el catering. Si mueves a alguien de la mesa 6 a la 9 y se te olvida uno de los tres, el día de la boda hay dos personas con el mismo sitio.

El segundo problema es que la plantilla no sabe nada de las mesas. Puedes escribir doce nombres en una casilla pensada para ocho y nada te avisa. Tampoco sabe que tus tíos no se hablan ni que los niños tienen menú infantil. Por eso la alternativa razonable no es una plantilla mejor, sino una herramienta que mantenga conectados la lista, el plano del salón y los documentos impresos: mueves a una persona y el cartel, las tarjetas y las listas cambian a la vez.

Si de todos modos vas a trabajar con una hoja, que al menos tenga las columnas que luego necesitas para imprimir:

• Nombre y apellidos tal como quieres que se lean en el cartel, una fila por persona (no «Familia García x4»).
• Grupo: familia de la novia, familia del novio, amigos, trabajo. Es lo que usas para repartir.
• Confirmación: sí, pendiente, no. Solo las personas con «sí» ocupan silla.
• Menú: normal, vegetariano, vegano, infantil. Lo pide el catering mesa por mesa.
• Nota: alergias, trona, movilidad reducida, acompañante de quién es.
• Mesa: el número o nombre de la mesa, que es lo que al final se imprime.

El organizador de mesas de Seating Plan incluye una plantilla gratis en forma de CSV de ejemplo, con las columnas nombre, grupo, menú, rsvp y nota ya puestas y tres invitados de muestra. Se descarga desde el diálogo «Importar lista», se abre en Excel o Google Sheets, se rellena con tus invitados y se vuelve a importar. No hace falta cuenta y la lista no sale de tu navegador.

Una vez colocados los invitados, el cartel se genera solo a partir del plano: una columna por mesa, con los nombres ordenados y el título de la boda arriba. La vista previa con marca de agua es gratis. El PDF sin marca de agua, junto con las tarjetas de sitio, la lista alfabética, la lista por mesa y la lista para el catering, se desbloquea con el pack de impresión de 9,90 € en pago único. Si después cambia algo, vuelves a descargar sin pagar otra vez.

El cartel por mesa es el clásico: una casilla por mesa con sus ocho o diez nombres. Se lee bien hasta unas cien personas y permite ver con quién te sientas antes de llegar. A partir de ahí la gente se agolpa delante del cartel buscando su nombre entre doce columnas.

El cartel alfabético lista a todos los invitados por apellido con el número de mesa al lado. Es más rápido de consultar en bodas grandes y cuando hay apellidos repetidos, pero pierde el efecto de «mira con quién estamos». Muchas parejas ponen el alfabético en la entrada y una lista por mesa en A4 para la coordinadora del salón. El pack de impresión incluye los dos formatos, así que no hay que elegir de antemano.

Los tamaños estándar son A1 (594 × 841 mm), A2 (420 × 594 mm), A3 (297 × 420 mm) y A4 (210 × 297 mm). La regla práctica es que el nombre tenga al menos 5 mm de alto para leerse a metro y medio con poca luz. Con doce mesas de diez personas eso solo cabe en A1; con seis u ocho mesas basta un A2; el A3 funciona para bodas de treinta o cuarenta personas y el A4 sirve para las listas de apoyo, no para la entrada.

Cualquier copistería imprime A1 y A2 el mismo día si le llevas un PDF. Pide montaje sobre cartón pluma de 5 mm si lo vas a apoyar en un caballete, y exporta siempre al tamaño final en lugar de ampliar un A4: si el PDF lleva el texto como vector se amplía sin perder nitidez; si es una imagen, pixela.