Distribución de mesas boda: plantilla Excel

Una plantilla de distribución de mesas no necesita veinte columnas. Con cinco se resuelve todo lo que luego hay que imprimir. Añade una sexta, «mesa», si vas a hacer el reparto dentro de la propia hoja.

• nombre: nombre y apellidos de una sola persona, tal como deben aparecer en el cartel y en la tarjeta de sitio.
• grupo: familia, amigos o trabajo. «Familia novia» y «familia novio» también sirven.
• menú: normal, vegetariano, vegano o infantil. Si tu catering tiene otros, escríbelos igual en todas las filas.
• rsvp: sí, pendiente o no. También valen «confirmado» y «no viene».
• nota: alergias, trona, silla de ruedas, «acompañante de Marta». Es lo que acaba en la lista del catering.
• mesa (opcional): número o nombre de la mesa asignada.

Abre una hoja nueva y escribe los cinco encabezados en la primera fila, en minúsculas. Inmoviliza esa fila (Vista > Inmovilizar paneles en Excel; Ver > Inmovilizar en Google Sheets). Después, una fila por invitado. La tentación de escribir «Familia Pérez (4)» es grande, pero cuatro personas son cuatro menús, cuatro tarjetas y cuatro sillas; separa siempre.

Para grupo, menú y rsvp crea una lista desplegable (Datos > Validación de datos > Lista) con los valores exactos. Así nadie escribe «vegetariana» en una fila y «veggie» en otra, y los filtros funcionan. Los acompañantes cuyo nombre aún no sabes van como «Acompañante de Lucía Torres» con rsvp pendiente.

Activa el filtro automático en la fila de encabezados. Filtrar por rsvp = sí te da las sillas que necesitas de verdad; filtrar por menú = infantil te dice cuántas tronas pedir. Guarda el archivo con la fecha en el nombre tras cada ronda grande de cambios para poder volver atrás.

En un Excel en español el separador de argumentos es el punto y coma. Si la columna rsvp es la D, el total de confirmados es =CONTAR.SI(D:D;"sí"). Los vegetarianos confirmados salen con =CONTAR.SI.CONJUNTO(C:C;"vegetariano";D:D;"sí"). En Google Sheets en español funcionan las mismas fórmulas.

Si has añadido la columna mesa en la F, =CONTAR.SI(F:F;7) te dice cuántas personas tienes en la mesa 7, y una tabla dinámica con mesa en filas y menú en columnas es exactamente lo que el catering te va a pedir. Compara ese recuento con las sillas reales: ocho en una redonda de 150 cm, diez en una de 180 cm, y en una mesa imperial aproximadamente una persona cada 60 cm por lado.

Excel es muy bueno para la lista y muy malo para el plano. No ve que la mesa 3 está pegada a los altavoces, no te avisa de que has puesto once en una mesa de diez y no sabe que tu tía y tu tío divorciados no pueden compartir mesa. Todas esas comprobaciones las haces tú, cada vez, con la vista.

El otro límite aparece al imprimir. El cartel, las tarjetas de sitio plegables, la lista alfabética y la lista del catering son cuatro documentos con cuatro formatos, y Excel no genera ninguno con buen aspecto. Lo habitual es copiar los nombres a Word o Canva a mano, y a partir de ahí cada cambio de última hora se repite en cuatro sitios. Para treinta personas se aguanta; para ciento veinte, con una docena de cambios la última semana, es la causa más habitual de tarjetas con el nombre mal escrito y de invitados duplicados en dos mesas.

Cuando la lista esté limpia, expórtala a CSV. En Excel: Archivo > Guardar como > tipo «CSV UTF-8 (delimitado por comas)». Un Excel en español separa con punto y coma aunque el formato diga «comas»; es normal y el organizador de mesas de Seating Plan lo detecta solo, igual que las tildes y la eñe si elegiste la variante UTF-8. En Google Sheets: Archivo > Descargar > Valores separados por comas (.csv).

Arrastra el archivo al diálogo «Importar lista». Reconoce los encabezados nombre, grupo, menú, rsvp y nota en cualquier orden, y si tu hoja solo tiene nombres, también puedes copiar la columna y pegarla, un nombre por línea. A partir de ahí dibujas las mesas con su capacidad real, colocas a los invitados, y el cartel, las tarjetas y las listas se generan del mismo plano. El archivo no se sube a ningún servidor: la importación ocurre dentro de tu navegador.

El camino de vuelta también existe. «Exportar CSV» te devuelve la lista con la columna mesa rellena, lista para abrir en Excel y enviársela al catering o a la coordinadora que prefiere trabajar en hoja de cálculo.

Word sirve para el cartel decorativo, no para la distribución. Una tabla de Word con doce casillas no filtra, no cuenta y no se importa en ningún sitio. Si alguien te pasa una «plantilla distribución mesas boda Word gratis», úsala como diseño final al que copiar los nombres cuando el reparto esté cerrado, pero haz el trabajo en Excel.